Als secretaresse heb je vaak te maken met lijsten, vragenlijsten, inschrijvingen, inventarisaties of evaluaties. Forms helpt je om dit soort taken sneller en overzichtelijker te regelen. Je hebt alleen een account nodig en je kunt meteen aan de slag. Of je nu werkt voor één leidinggevende of een hele afdeling, Forms geeft je meer grip en bespaart tijd.
Wat is Forms precies en waarom werkt het zo handig
Forms is een gratis online tool waarmee je eenvoudig formulieren maakt en verspreidt. Je vult een formulier in, deelt het via een link of mail en verzamelt de reacties automatisch in een overzicht. De kracht zit vooral in de eenvoud. Als secretaresse hoef je geen technische kennis te hebben. Je kiest een vraagtype, typt je vraag in en bepaalt of het verplicht is of niet. Je kunt het formulier naar wens opmaken, automatisch laten sluiten of koppelen aan een sheet. Daardoor krijg je direct inzicht in alle antwoorden.
Wanneer je Forms goed kunt gebruiken
Je kunt Forms inzetten bij veel dagelijkse werkzaamheden. Denk aan het verzamelen van agendapunten voor een vergadering, het uitvragen van dieetwensen bij een teamlunch, of het regelen van een tevredenheidsenquête na een evenement. Ook kun je het gebruiken voor declaratieformulieren, inventarisaties van werkplekken of het plannen van afspraken. Je vervangt losse mailtjes, Excel-bestanden en post-its door één overzichtelijk formulier.
Hoe je een formulier opstelt dat goed werkt
Een goed formulier begint met een duidelijke titel en inleiding. Je moet zorgen dat de vragen logisch opgebouwd zijn. Begin met algemene informatie zoals naam en datum en werk dan toe naar de specifieke inhoud. Gebruik gesloten vragen als je snel overzicht wilt, en open vragen als je meningen of suggesties verzamelt. Zet niet te veel vragen in één keer op een pagina. Dat maakt het formulier rustiger. Vergeet niet om bij elke vraag duidelijk aan te geven wat je verwacht, en test het formulier altijd zelf voor je het verstuurt.
Zo verzamel je reacties en houd je overzicht
Wanneer je reacties ontvangt, zie je die overzichtelijk in Forms zelf of in een gekoppeld Sheet-document. Dit document werkt live mee, dus je hoeft niet steeds opnieuw lijsten over te nemen. Je kunt filters instellen, sorteren of zelfs grafieken maken. Als secretaresse kun je zo makkelijk rapportages maken of doorsturen naar collega’s of leidinggevenden. Je houdt overzicht, zelfs als er tientallen mensen reageren.
Wat je nog meer uit Forms kunt halen
Je kunt met Forms ook automatisch meldingen ontvangen bij elke nieuwe inzending. Dat is handig als je snel moet reageren of iemand wilt bevestigen dat zijn of haar aanmelding is ontvangen. Verder kun je werken met logica in je formulier. Daarmee stuur je iemand automatisch naar een andere vraag op basis van zijn antwoord. Zo kun je lange formulieren korter maken en beter laten aansluiten op de situatie van de invuller.
Waarom Forms echt een hulp is voor secretaresses
Als secretaresse wil je het werk van anderen makkelijker maken zonder zelf extra tijd kwijt te zijn. Forms helpt daarbij. Je werkt overzichtelijk, bespaart tijd en hebt minder kans op fouten. Of je nu werkt aan een evenement, een enquête of een planningslijst: het is een slimme manier om alles snel en professioneel te regelen. Je hoeft niets te installeren en je werkt veilig in de cloud. Zo kun je altijd terugvallen op je formulier, waar je ook bent.